Kodeks postępowania Grupy Megger 2026

Wstęp od naszego dyrektora generalnego 

Grupa Megger jest od 130 lat światowym liderem w dziedzinie testów i pomiarów elektrycznych. Począwszy od urządzeń wytwarzających prąd po gniazdka w Twoim domu — Megger produkuje sprzęt znajdujący zastosowanie w niemal każdej gałęzi przemysłu elektrycznego. 

Nasze produkty dzielą się na siedem bazowych kategorii: diagnostyka i testy kabli, systemy i przekaźniki zabezpieczające, wyłączniki mocy, testy i diagnostyka transformatorów, instalacje niskiego napięcia, ogólne testy elektryczne oraz testy silników i generatorów.  Grupa rozwija również segment Grid Solutions, obejmujący diagnostykę wyładowań niezupełnych i rozwiązania analizy sieci, a także posiada inwestycję w spółkę programistyczną specjalizującą się w rozwiązaniach z zakresu zarządzania wydajnością elementów infrastruktury. 

Mamy fabryki w Niemczech, Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i Szwecji, nasza siedziba główna znajduje się w Dover w Wielkiej Brytanii, a biura sprzedaży — w różnych państwach na świecie. 

Osiągnęliśmy nasz sukces dzięki etosowi rzetelności oraz uczciwości, które stanowią podstawowe wartości 

Kodeksu postępowania Grupy Megger.  Sposób, w jaki współpracujemy zarówno w ramach organizacji, jak i z partnerami zewnętrznymi, nie tylko określa istotę Grupy Megger na całym świecie, lecz ustanawia standardy, które umożliwiają jej dalszy rozwój. 

W wielu przypadkach wysokie standardy biznesowej uczciwości mają charakter zdroworozsądkowy, lecz każdy pracownik Grupy oraz partner zewnętrzny jest ostatecznie odpowiedzialny za swoje działania, co przekłada się na obraz Grupy jako całości.  Jeśli standardy te nie byłyby spełniane, Grupa mogłaby stracić swoją reputację oraz przyszłe relacje biznesowe, a pojedynczy sprawcy byliby narażeni na konieczność płacenia grzywien i/lub odbywania kar pozbawienia wolności. 

Kopia tego Kodeksu zostanie przekazana wszystkim odpowiednim pracownikom oraz partnerom biznesowym (zgodnie z definicją znajdującą się na kolejnej stronie) i oczekujemy, iż zawarte w nim standardy będą przez nich respektowane. Kierownictwo wyższego szczebla Grupy Megger jest odpowiedzialne za przygotowanie planu działań komunikacyjnych, a także regularnych szkoleń, w których udział powinni brać odpowiedni członkowie personelu.

Jako dyrektor generalny, wspólnie z kierownictwem wyższego szczebla Grupy, osobiście zobowiązuję się do przestrzegania niniejszego Kodeksu oraz dawania przykładu we wszystkich naszych działaniach. Zapewnimy zasoby, szkolenia i wsparcie niezbędne do przestrzegania Kodeksu oraz nigdy nie będziemy oczekiwać wyników osiąganych kosztem uczciwości ani ich nagradzać. Jeżeli ktokolwiek, na jakimkolwiek szczeblu organizacji, poprosi o działanie w sposób niezgodny z niniejszym Kodeksem, należy odmówić i zgłosić taką sytuację dyrektorowi ds. zgodności albo za pośrednictwem kanałów przewidzianych w Polityce zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”). Nikt nie będzie narażony na działania odwetowe za zgłoszenie dokonane w dobrej wierze. 

Osoby, które wiedzą o jakichkolwiek naruszeniach niniejszego Kodeksu, mają obowiązek je zgłosić. Obowiązuje nas Polityka zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”), która określa szczegółowe zasady dokonywania zgłoszeń oraz potwierdza zobowiązanie Grupy do poufnego traktowania zgłoszeń.  Chciałbym podkreślić znaczenie konsultacji w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub obaw. 

Reputacja i przyszłość Grupy Megger są w naszych własnych rękach. Mam nadzieję, że ten Kodeks pozwoli nam dalej się rozwijać oraz zbudować jeszcze większą i osiągającą jeszcze większe sukcesy grupę w przyszłości. 

Kodeks postępowania Grupy Megger
Bodo Zeug, dyrektor generalny 

 

Informacje ogólne o Kodeksie postępowania 

Kodeks postępowania („Kodeks”) wyznacza etyczne zasady, zgodnie z którymi powinni postępować i prowadzić wszelkie działania biznesowe (na całym świecie) wszyscy pracownicy Grupy Megger („Grupa”). Przestrzeganie Kodeksu pozwala utrzymać i wzmocnić naszą reputację, a także stanowi jasny komunikat dotyczący naszej uczciwości dla wszystkich naszych interesariuszy. 

Istnieją pewne grupy, które w sposób szczególny podlegają zapisom Kodeksu. Należą do nich: 

  • wszyscy pracownicy i inni członkowie personelu, zwłaszcza ci, którzy kontaktują się z osobami trzecimi (zwani dalej „pracownikami objętymi Kodeksem”);
  • wszystkie pojedyncze jednostki sprawozdawcze wewnątrz Grupy, które mogą być osobami prawnymi, ośrodkami zysku, biurami lub ośrodkami sprzedaży, w zależności od konkretnego podziału struktur (określane mianem „jednostek biznesowych”);
  • wszyscy agenci, wykonawcy, dystrybutorzy, współpracownicy oraz partnerzy w spółkach joint venture, z którymi prowadzi interesy Grupa Megger (określani mianem „partnerów biznesowych”). 

Nasi główni klienci i dostawcy (określani mianem „partnerów handlowych”) polegają na reputacji Grupy Megger jako firmy cechującej się szczerością, uczciwością oraz jakością. 

Kierownicy wyższego szczebla powinni dawać swoim zachowaniem przykład oraz zapewnić osobom, które podlegają im służbowo, niezbędne zasoby oraz wsparcie, tak aby możliwe było zrozumienie i respektowanie wymogów Kodeksu. Każda osoba powinna kierować się własnym osądem i zdrowym rozsądkiem przy stosowaniu niniejszego Kodeksu oraz w kontaktach z innymi.  W razie wątpliwości należy zasięgnąć porady swojego bezpośredniego przełożonego lub napisać na adres [email protected]. 

 

Podstawowe zasady Kodeksu 

Każdy pracownik oraz partner biznesowy odgrywa kluczową rolę w zakresie zapewniania przestrzegania Kodeksu oraz włączania go do samego serca naszej organizacji — „prowadzenie interesów we właściwy sposób” to nie kwestia zgodności, lecz kultury. Żaden pracownik ani partner biznesowy nie powinien obawiać się wyrażania swoich zastrzeżeń co do zaobserwowanych nieetycznych zachowań. Konsultacje mają tutaj znaczenie kluczowe, nawet jeśli nie ma on pewności co do znaczenia czy substancjalności zdarzenia.  Przyjmując zasady zawarte w Kodeksie, przedstawione w skróconej formie jako poniższe Zasady bazowe, możemy współdziałać na rzecz zapewnienia rozwoju oraz sukcesu Grupy. 

Nasz etos rzetelności i uczciwości to nasze wspólne zobowiązanie wobec wszystkich interesariuszy, a nasze zaangażowanie obejmuje następujące elementy: 

  • Współpraca

Uważnie słuchamy, zabieramy głos z szacunkiem i wspólnie tworzymy lepsze rozwiązania.

  • Konsekwencja

Działamy z zaangażowaniem i realizujemy zadania z należytą uwagą, starannością i niezawodnością.

  • Wychodzenie naprzeciw potrzebom klientów

Rozwiązujemy rzeczywiste problemy, zachowując ciekawość i koncentrując się na tym, co najważniejsze.

  • Pewność

Znamy się na tym, co robimy, jasno dzielimy się wiedzą i przewodzimy ze spokojnym autorytetem.

  • Kreatywność

Zadajemy trafniejsze pytania, kwestionujemy założenia i napędzamy postęp dzięki świeżemu spojrzeniu.

Grupa będzie zawsze prowadzić działalność w granicach ram prawnych i moralnych obowiązujących w krajach, w których ma siedziby i w których prowadzi handel. 

W związku z tym Grupa oczekuje, że wszyscy pracownicy będą zachowywać najwyższe standardy zawodowe w kontaktach z osobami trzecimi oraz z innymi pracownikami Grupy, a także zapewniać przestrzeganie wymogów prawnych, zasad, procedur i właściwych praktyk. 

Poszczególne jednostki biznesowe należące do Grupy będą posiadać własne pisemne polityki i procedury służące wdrożeniu niniejszego Kodeksu postępowania Grupy w danej jednostce biznesowej, zgodnie z lokalnymi wymogami i najlepszą praktyką. Dokumenty te zostaną uwzględnione w programach wprowadzających dla nowych pracowników na stanowiskach związanych z działaniami handlowymi oraz zarządzaniem. 

Pracownicy objęci Kodeksem oraz — w stosownych przypadkach — partnerzy biznesowi wysokiego ryzyka będą proszeni o poświadczenie przestrzegania niniejszego Kodeksu i mogą być okresowo zobowiązywani do potwierdzenia zgody na przestrzeganie określonych w nim standardów. Grupa może wykorzystywać ten proces poświadczania w celu potwierdzenia zrozumienia Kodeksu, identyfikacji potencjalnych problemów oraz wzmacniania kultury uczciwości i odpowiedzialności. 

Przestrzeganie niniejszego Kodeksu może być okresowo monitorowane, weryfikowane i audytowane. Grupa może prowadzić takie monitorowanie i weryfikację poprzez nadzór kierownictwa, audyt wewnętrzny oraz inne odpowiednie procesy ładu organizacyjnego, każdorazowo zgodnie z obowiązującym prawem oraz zobowiązaniami Grupy w zakresie ochrony danych. 

Wszelkie wyjątki od wymogów niniejszego Kodeksu lub zwolnienia z ich stosowania mogą być udzielane wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach i wymagają uprzedniej pisemnej zgody Zarządu albo — jeżeli uprawnienie to zostanie przekazane — komitetu wykonawczego lub dyrektora ds. zgodności. Każde takie zwolnienie wraz z jego uzasadnieniem zostanie odnotowane oraz ujawnione, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa lub regulacje. 

Megger oczekuje od liderów na wszystkich szczeblach organizacji promowania kultury uczciwości, etycznego podejmowania decyzji, odpowiedzialności oraz przestrzegania niniejszego Kodeksu. Od liderów oczekuje się dawania przykładu i tworzenia środowiska, w którym można otwarcie zgłaszać obawy, a zgłoszone kwestie są odpowiednio rozpatrywane.

 

A:  Zapobieganie korupcji 

Sposób, w jaki postępujemy w relacjach z partnerami biznesowymi oraz handlowymi, a także urzędnikami publicznymi we wszystkich państwach, w których działamy, wyznaczy kierunek długoterminowego rozwoju naszej Grupy.  Grupa zobowiązuje się do działania w sposób przejrzysty i uczciwy. Nie oferujemy ani nie przyjmujemy łapówek ani innych nienależnych korzyści, a także nie uczestniczymy w żadnych korupcyjnych relacjach biznesowych ani praktykach tego rodzaju.  Nieakceptowalne są również próby wywierania wpływu na osoby fizyczne i urzędników publicznych lub wpływania na wyniki działań biznesowych. Niniejszą sekcję należy czytać łącznie z Kodeksem postępowania Grupy w zakresie przeciwdziałania przekupstwu i korupcji (Kodeks ABC), który zawiera nadrzędne zasady dotyczące darowizn na cele charytatywne, darowizn na cele polityczne oraz sponsoringu.

 

Przekupstwo i korupcja 

W większości państw obowiązują przepisy zakazujące przekupstwa i korupcji. Mamy również do czynienia z międzynarodową presją na ich zaostrzenie w skali globalnej.  Jej przejawem jest w szczególności fakt, iż w wielu państwach przyjmuje się obecnie przepisy obowiązujące również poza ich granicami, co oznacza, że przestępstwa popełnione na terytorium innego państwa mogą być ścigane przez władze ojczystego państwa danej osoby lub jej pracodawcy. 

Grupa zabrania wszystkim pracownikom oraz partnerom biznesowym dokonywania lub oferowania jakichkolwiek płatności lub stosowania innych form namawiania jakiejkolwiek osoby do wykonywania jej obowiązków w sposób nieprawidłowy lub w celu zapewnienia naszej firmie komercyjnej przewagi, a także otrzymywania jakichkolwiek zachęt od stron, które oczekują tego samego.  Nie będziemy prowadzić interesów z żadnym partnerem handlowym, który nie przestrzega tych samych standardów.  Grupa stosuje swój etos przejrzystego i uczciwego działania również wobec wszystkich osób trzecich, za pośrednictwem których prowadzi działalność — nie możemy próbować unikać odpowiedzialności poprzez zlecanie innym niewłaściwych działań w naszym imieniu. 

Szczególną ostrożność należy zachować w kontaktach z urzędnikami publicznymi, którzy działają zgodnie ze ściśle określonymi zasadami, złamanie których mogłoby przynieść Grupie, a także pracownikowi lub partnerowi biznesowemu, który je naruszył, poważne konsekwencje.

Pracownicy objęci Kodeksem i partnerzy biznesowi mogą zostać poproszeni o odbywanie okresowych szkoleń z zakresu przeciwdziałania przekupstwu i korupcji oraz o podpisanie poświadczenia potwierdzającego zrozumienie polityk Grupy dotyczących przekupstwa i korupcji, a także Kodeksu. 

 

Prezenty, oferty rozrywki i gościnność 

Grupa oczekuje, że prezenty będą wręczane i przyjmowane wyłącznie w ograniczonych i odpowiednich okolicznościach, przy zapewnieniu należytego nadzoru i przejrzystości.  Wręczanie lub przyjmowanie gotówki albo przedmiotów stanowiących jej ekwiwalent jest zawsze niedopuszczalne. Prezenty niepieniężne o symbolicznej wartości mogą być jednak wręczane lub przyjmowane pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody członka wyższej kadry kierowniczej. 

Oferty rozrywki oraz gościnność stanowią część globalnej kultury korporacyjnej, w ramach której firmy starają się budować relacje, poprawiać swój wizerunek oraz prezentować swoje dobra i usługi potencjalnym partnerom.  Niemniej jednak wszelkie przejawy gościnności muszą mieć racjonalne uzasadnienie oraz proporcjonalny charakter, a ich celem nie może być nadmierne wywieranie wpływu na kogoś tak, aby pełnił swoją rolę w sposób nieprawidłowy.  Wszelkie przejawy gościnności oferowane lub przyjmowane przez pracownika objętego Kodeksem muszą zostać zgłoszone jego bezpośredniemu przełożonemu i należycie odnotowane.

Każda jednostka należąca do Grupy będzie prowadzić rejestr przekazanych i otrzymanych prezentów oraz wydarzeń o charakterze rozrywkowym, w których brała udział. 

 

Relacje z rządem 

Wszelkie informacje przekazywane przedstawicielom rządu muszą być transparentne, prawidłowe oraz adekwatne do celu.  Współpracując z urzędnikami publicznymi, musimy zapewnić, by relacja ta była w pełni zgodna z lokalnymi przepisami, a także aby wszystkie prezenty oraz przejawy gościnności były stosowane tylko w celu budowania oraz podtrzymywania relacji, w przeciwieństwie do sytuacji, w których miałyby w sposób bezpośredni przynosić Grupie korzyści. 

 

Polityka darowizn

Grupa nie przekazuje darowizn na rzecz partii politycznych, kandydatów ani kampanii politycznych, ani w gotówce, ani w naturze. 

Grupa może od czasu do czasu przekazywać darowizny na cele charytatywne, jednak wyłącznie na rzeczywiste cele charytatywne i nie w okolicznościach, w których darowizna stanowi lub mogłaby zostać zasadnie uznana za łapówkę albo niedozwoloną zachętę służącą pozyskaniu lub utrzymaniu działalności biznesowej bądź jakiejkolwiek innej korzyści.

Wszystkie darowizny na cele charytatywne przekazywane w imieniu Grupy muszą zostać uprzednio zatwierdzone przez dyrektora ds. zgodności. Darowizny mogą być przekazywane wyłącznie na rzecz zarejestrowanej organizacji charytatywnej i nie mogą być przekazywane organizacji charytatywnej powiązanej z klientem, dostawcą, agentem, dystrybutorem, partnerem joint venture, funkcjonariuszem publicznym, członkiem ich rodziny ani inną osobą z nimi związaną, ani na wniosek takiej organizacji, jeżeli powiązanie to mogłoby prowadzić do uzyskania przez Grupę rzeczywistej lub postrzeganej nienależnej korzyści.

Nie wolno zawierać żadnych umów sponsorskich ani zezwalać osobom trzecim na powoływanie się na powiązanie z Grupą, jej sponsoring lub rekomendację bez uprzedniej pisemnej zgody członka wyższej kadry kierowniczej Grupy. Każdy otrzymany wniosek o sponsoring lub rekomendację, jak również każde podejrzenie bezpodstawnego powoływania się na powiązanie z Grupą należy zgłosić dyrektorowi ds. zgodności.

 

Zezwolenia lokalne

Oczekujemy, że wszystkie jednostki biznesowe będą działać w ramach wyznaczanych przez lokalne zezwolenia dotyczące stosownych procesów, w tym tych omawianych w Kodeksie.  Kopię tych „zezwoleń lokalnych” należy przesyłać raz do roku na adres [email protected].

Dzięki temu możliwe będzie zachowanie zgodności z zapisami Kodeksu oraz zapewnienie dotrzymywania najwyższych standardów etycznych. 

 

Ułatwianie uchylania się od opodatkowania

Grupa nie toleruje uchylania się od opodatkowania ani ułatwiania uchylania się od opodatkowania przez jakąkolwiek osobę działającą w naszym imieniu. 

Pracownicy objęci Kodeksem i partnerzy biznesowi nie mogą:

  • uczestniczyć w uchylaniu się od opodatkowania przez jakąkolwiek stronę, pomagać w nim, podżegać do niego, doradzać w tym zakresie ani go powodować — niezależnie od tego, czy dotyczy to podatków w Wielkiej Brytanii czy za granicą;
  • nie reagować na sygnały wskazujące, że klient, dostawca lub inny kontrahent może uchylać się od opodatkowania, ani celowo ich ignorować — na przykład na prośby o wystawienie faktury na podmiot inny niż ten, z którym prowadzimy transakcję, kierowanie płatności przez niepowiązane jurysdykcje lub prośby o niezgodne z rzeczywistością opisanie towarów, usług lub wartości;
  • kształtować transakcji, umów ani płatności w sposób mający na celu pomoc jakiejkolwiek stronie w uchylaniu się od opodatkowania.

Wszelkie obawy dotyczące tego, że partner biznesowy lub partner handlowy może uchylać się od opodatkowania albo dążyć do uzyskania pomocy Grupy w takim działaniu, należy niezwłocznie zgłosić dyrektorowi ds. zgodności albo za pośrednictwem kanałów przewidzianych w Polityce zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”). Podejrzenie ułatwiania uchylania się od opodatkowania przez pracownika objętego Kodeksem lub partnera biznesowego może również stanowić przestępstwo i będzie traktowane jako poważne naruszenie zasad.

Niniejszą sekcję należy czytać łącznie ze strategią podatkową Grupy w Wielkiej Brytanii, publikowaną corocznie na stronie internetowej Grupy zgodnie z załącznikiem 19 do ustawy Finance Act 2016.

 

Oszustwa

Grupa stosuje zasadę zerowej tolerancji wobec oszustw, niezależnie od tego, czy dopuszczają się ich pracownicy objęci Kodeksem, partnerzy biznesowi czy osoby trzecie.  Na potrzeby niniejszej sekcji oszustwo oznacza każde nieuczciwe działanie mające na celu uzyskanie korzyści osobistej albo spowodowanie straty po stronie Grupy lub innej strony, w tym między innymi nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, fałszowanie dokumentacji, kradzież lub przywłaszczenie aktywów Grupy, oszustwa dotyczące rozliczania wydatków lub wynagrodzeń, oszustwa w procesach zakupowych (w tym nielegalne prowizje, zmowy przetargowe oraz nieujawnione konflikty interesów przy wyborze dostawców), a także oszustwa zewnętrzne, takie jak przekierowywanie faktur, kierowanie płatności na inne rachunki czy żądania polegające na podszywaniu się pod dyrektora generalnego.

Pracownicy objęci Kodeksem i partnerzy biznesowi muszą:

  • rzetelnie i kompletnie ewidencjonować transakcje oraz nigdy nie dokonywać ani nie zatwierdzać fałszywych, wprowadzających w błąd lub niepopartych odpowiednią dokumentacją wpisów w księgach i rejestrach Grupy (niniejszą sekcję należy czytać łącznie z sekcją „Księgi i rejestry” w §C);
  • przestrzegać wszystkich zasad Grupy dotyczących upoważnień, rozdziału obowiązków i limitów zatwierdzania oraz nigdy nie obchodzić mechanizmów kontrolnych w celu przyspieszenia transakcji lub faworyzowania określonej strony;
  • weryfikować zmiany danych rachunku bankowego dostawcy lub instrukcji płatniczych za pośrednictwem niezależnego kanału, innego niż kanał, którym otrzymano wniosek o zmianę, przed dokonaniem jakiejkolwiek płatności; oraz
  • chronić aktywa Grupy — środki pieniężne, zapasy, sprzęt IT i własność intelektualną — przed utratą, kradzieżą lub niewłaściwym wykorzystaniem.

Wszelkie podejrzenia oszustwa, próby oszustwa lub istotnych słabości mechanizmów kontrolnych, które mogłyby umożliwić oszustwo, należy niezwłocznie zgłaszać dyrektorowi ds. zgodności albo za pośrednictwem kanałów przewidzianych w Polityce zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”).  Podejrzenia oszustwa będą badane, a potwierdzone przypadki będą traktowane jako poważne naruszenie zasad oraz, w stosownych przypadkach, zgłaszane organom ścigania i dochodzone na drodze cywilnej w celu odzyskania strat.

 

B:  Uczciwość osobista

Musimy działać zgodnie z najwyższymi standardami osobistymi i zapewniać, by wszystkie przepływy transakcji były wynikiem uczciwie prowadzonych działań i konkurencji.   

 

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy 

Pranie pieniędzy to proces polegający na nadawaniu pozorów legalności korzyściom pochodzącym z działalności przestępczej. Grupa może być narażona na ryzyko prania pieniędzy, na przykład w związku z nietypowymi ustaleniami dotyczącymi płatności, nietypowym zachowaniem klientów lub dostawców bądź żądaniami, które zaciemniają rzeczywiste pochodzenie lub przeznaczenie środków.

Zobowiązujemy się do zapewnienia, aby nasza działalność nie była wykorzystywana — świadomie ani nieświadomie — do ułatwiania prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. 

Od wszystkich pracowników objętych Kodeksem i jednostek biznesowych oczekuje się, że będą:

  • dochowywać należytej staranności przy nawiązywaniu współpracy z nowymi partnerami handlowymi;
  • zwracać uwagę na wnioski o nietypowe warunki płatności lub ustalenia dotyczące płatności dokonywanych przez osoby trzecie;
  • weryfikować nietypowe transakcje — płatności nieproporcjonalne do skali transakcji, podzielone na kilka rachunków lub dokonywane gotówką bez wyjaśnienia należy wyjaśnić przed ich przetworzeniem;
  • prowadzić przejrzystą dokumentację transakcji i ich uzasadnienia handlowego, zwłaszcza gdy warunki płatności odbiegają od naszych standardowych ustaleń.

Pracownicy objęci Kodeksem, jednostki biznesowe i partnerzy biznesowi nie powinni współdziałać ani ułatwiać innym osobom dzielenia płatności w sposób mający na celu uniknięcie wykrycia lub progów zgłoszeniowych.

Sygnały ostrzegawcze — sytuacje, które powinny skłonić do dokonania zgłoszenia

  • Klient lub dostawca prosi o dokonanie płatności na rachunek osoby trzeciej niezwiązanej z transakcją.
  • Pojawiają się nietypowo wysokie płatności gotówkowe albo prośby o przyjęcie lub dokonanie płatności w gotówce.
  • Klient dokonuje nadpłaty i prosi o zwrot środków na inny rachunek.
  • Druga strona niechętnie przekazuje standardowe informacje biznesowe lub dokumentację.
  • Transakcje nie mają wyraźnego uzasadnienia handlowego albo wydają się niezgodne z deklarowaną działalnością klienta.
  • Wywierana jest presja, aby przeprowadzić transakcje wyjątkowo szybko, bez właściwej dokumentacji.
Ważne — ujawnienie informacji o podejrzeniu: Ujawnienie informacji o podejrzeniu prania pieniędzy osobie lub podmiotowi, których sprawa dotyczy, stanowi przestępstwo w większości systemów prawnych. W przypadku podejrzenia prania pieniędzy nie należy omawiać tego podejrzenia z osobą lub podmiotem, których sprawa dotyczy. Zawsze należy najpierw dokonać zgłoszenia wewnętrznego.

 

Jak zgłosić obawę

W przypadku podejrzenia lub obawy — nawet jeśli wydają się one nieistotne — należy niezwłocznie zgłosić je swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Można również skorzystać z kanałów wskazanych w naszej Polityce zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”). Zgłoszenia dokonane w dobrej wierze nie spowodują dla osoby zgłaszającej żadnych niekorzystnych konsekwencji, nawet jeśli okaże się, że obawa była bezpodstawna.

Z osobą odpowiedzialną w Grupie za przeciwdziałanie praniu pieniędzy (MLRO) można skontaktować się pod adresem:

E-mail: [email protected] 

 

Konflikty interesów 

 Konflikt interesów pojawia się, gdy interes osobisty koliduje z interesem Grupy. Sytuacji tego typu należy unikać. 

 Konflikty interesów mogą wystąpić, gdy: 

  • ktoś posiada udziały osobiste lub inne udziały finansowe w firmie, bądź jest członkiem jej kierownictwa;
  • czyjś bliski krewny lub małżonek pracuje w organizacji, która prowadzi z Grupą działania biznesowe lub z nią konkuruje;
  • ktoś odnosi korzyści ze sprzedaży, wypożyczenia lub przekazania w prezencie jakiejkolwiek własności firmy;
  • ktoś zaniedbuje możliwość skorzystania przez Grupę z faktycznej szansy biznesowej;
  • ktoś odnosi w sposób bezpośredni lub pośredni korzyści z kontraktu podpisanego przez Grupę lub jednostkę biznesową. 

Pracownicy objęci Kodeksem oraz partnerzy biznesowi są zobowiązani do udzielenia informacji na temat interesów, które mogą wpłynąć na działania biznesowe Grupy, gdy zostaną o to poproszeni lub w przypadku wystąpienia konfliktu. 

Pracownicy objęci Kodeksem i partnerzy biznesowi nie mogą wykorzystywać dla osobistej korzyści ani przejmować na rzecz własną lub jakiejkolwiek innej osoby żadnej możliwości biznesowej, o której dowiedzieli się w związku ze swoją funkcją pełnioną w Grupie, korzystaniem z mienia lub informacji Grupy albo wykonywaniem obowiązków na rzecz Grupy. Każda taka możliwość musi najpierw zostać przedstawiona Grupie i może być realizowana osobiście wyłącznie wtedy, gdy Grupa z niej zrezygnuje, a wszelki konflikt interesów zostanie ujawniony i zatwierdzony zgodnie z niniejszym Kodeksem. 

 

C:  Handel krajowy i międzynarodowy 

Grupa zobowiązuje się do działania otwartego, transparentnego oraz uczciwego. Oznacza to, że nie będziemy działać w zmowie z firmami konkurencyjnymi i będziemy otwarci i szczerzy w zakresie prowadzonych przez nas działań, na wszystkich rynkach, nawet jeśli będzie to kosztowne lub czasochłonne. 

 

Zgodność z przepisami prawa i normami 

Grupa oraz jej jednostki biznesowe muszą działać zgodnie z prawem i normami obowiązującymi na obszarze, na którym prowadzą działania.  Obejmuje to również stosowanie się do ogólnego wydźwięku przepisów, nie tylko opieranie się na ich spisanej formie. 

Każda firma należąca do Grupy musi stworzyć i wprowadzić skuteczne procedury związane ze zgodnością z przepisami, niekiedy, jeśli będzie to konieczne, po lokalnych konsultacjach.  W przypadku różnic między lokalnymi zwyczajami, praktykami, prawem lub regulacjami a niniejszym Kodeksem konieczne jest skonsultowanie się z dyrektorem ds. zgodności. 

 

Przepisy o ochronie konkurencji (prawo antymonopolowe)

Przepisy o ochronie konkurencji chronią wolny i otwarty dostęp do działań handlowych na całym świecie i dotyczą wszystkich firm. Sankcje za naruszenie prawa ochrony konkurencji są surowe i obejmują wysokie kary pieniężne nakładane na Grupę, indywidualne kary pieniężne, zakaz pełnienia funkcji dyrektora oraz karę pozbawienia wolności dla zaangażowanych osób. Kierownicy wyższego szczebla muszą znać lokalne przepisy dotyczące konkurencji oraz prawa antymonopolowe i przekazać tę wiedzę odpowiednim pracownikom. Ma ona kluczowe znaczenie w zakresie unikania niewłaściwych zachowań w obrębie Grupy i ochrony naszych relacji z partnerami biznesowymi, partnerami handlowymi oraz firmami konkurencyjnymi. Szczególnie surowe są przepisy obowiązujące w Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych oraz krajach Unii Europejskiej — ich zasięg wykracza poza granice tych państw. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do tego, czy proponowana umowa, komunikacja lub sposób działania są dozwolone, przed podjęciem dalszych działań należy zasięgnąć porady dyrektora ds. zgodności lub doradców prawnych Grupy. 

Istnieje szereg działań, których musimy być świadomi i których musimy unikać. Należą do nich: 

  • Porozumienia z firmami konkurencyjnymi dotyczące:
    • ofert i przetargów;
    • cen;
    • poziomów produkcji;
    • klientów i/lub dostawców, z którymi będziemy lub nie będziemy współpracować;
    • rynków, na których będziemy lub nie będziemy prowadzić działań handlowych.
  • Nadużywanie siły rynkowej:  działania takie jak:
    • stosowanie cen drapieżnych;
    • umowy na wyłączność;
    • odmowa dostaw;
    • sprzedaż wiązana.
  • Utrzymywanie cen odsprzedaży oraz ograniczenia wertykalne, takie jak:
    • porozumienia z dystrybutorami ustalające ceny odsprzedaży;
    • wyłączne terytoria sprzedaży;
    • ograniczanie handlu równoległego.
  • Wymiana z konkurentami informacji poufnych lub szczególnie istotnych z punktu widzenia konkurencji, takich jak ceny umowne, listy klientów, zamiary dotyczące przyszłych cen, plany dotyczące mocy produkcyjnych lub strategia handlowa. Taka wymiana informacji może naruszać prawo ochrony konkurencji nawet wtedy, gdy nie zawarto porozumienia co do działania na podstawie tych informacji.
  • Połączenia, przejęcia i przedsięwzięcia joint venture, które spełniają progi określone przez organy ochrony konkurencji, mogą wymagać uprzedniego zgłoszenia i uzyskania zgody; przed podjęciem dalszych działań dotyczących takiej transakcji należy skonsultować się z dyrektorem ds. zgodności.

Pracownicy Grupy często spotykają konkurentów podczas spotkań stowarzyszeń branżowych, konferencji branżowych, prac organów normalizacyjnych i podobnych wydarzeń. Takie fora są zgodne z prawem i często wartościowe, ale są również miejscem, w którym dochodzi do większości nieumyślnych naruszeń prawa ochrony konkurencji. Należy przestrzegać następujących zasad:

  • Uzyskać z wyprzedzeniem pisemny porządek obrad każdego spotkania, w którym będą uczestniczyć przedstawiciele konkurencji, oraz odmówić udziału, jeżeli porządek obrad obejmuje — lub nie jest jasne co do tego, czy obejmuje — tematy wrażliwe z punktu widzenia konkurencji, takie jak ceny, klientów, oferty przetargowe, moce produkcyjne lub strategię handlową.
  • Dopilnować, aby sporządzono i zachowano formalny protokół, oraz sprawdzić, czy dokładnie odzwierciedla on przebieg rozmów.
  • Jeżeli podczas spotkania lub w rozmowie pobocznej zostanie poruszony temat wrażliwy, pracownicy muszą wyrazić wyraźny sprzeciw w sposób słyszalny dla obecnych, opuścić spotkanie lub rozmowę oraz poprosić o odnotowanie sprzeciwu i opuszczenia spotkania w protokole.
  • Po takim zdarzeniu należy jak najszybciej zgłosić je dyrektorowi ds. zgodności, niezależnie od tego, czy rozmowa była kontynuowana.

Te same standardy mają zastosowanie do nieformalnych kontaktów z przedstawicielami konkurencji — w tym podczas wydarzeń towarzyskich, konferencji oraz rozmów z byłymi współpracownikami, którzy są obecnie zatrudnieni przez konkurenta. Charakter kontaktu nie zmienia obowiązujących przepisów.

Reagowanie na postępowanie organu regulacyjnego lub niezapowiedzianą kontrolę

Organy ochrony konkurencji w Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych oraz Unii Europejskiej i wielu innych jurysdykcjach są uprawnione do wejścia bez uprzedzenia do pomieszczeń Grupy w celu zebrania dowodów — działanie to jest często określane jako „dawn raid”. Jeżeli przedstawiciele organu pojawią się w którejkolwiek lokalizacji Grupy lub jeżeli z pracownikiem skontaktuje się organ regulacyjny w związku z postępowaniem dotyczącym ochrony konkurencji, należy podjąć następujące działania:

  • Niezwłocznie skontaktować się z dyrektorem ds. zgodności i doradcami prawnymi Grupy, w miarę możliwości zanim przedstawiciele organu rozpoczną czynności kontrolne.
  • W pełni współpracować z prowadzącymi czynności oraz zweryfikować ich tożsamość i zakres posiadanego przez nich nakazu lub upoważnienia.
  • W żadnych okolicznościach nie niszczyć, nie usuwać, nie ukrywać ani nie zmieniać żadnych dokumentów, wiadomości e-mail ani zapisów elektronicznych. Niezwłocznie wstrzymać wszelkie rutynowe procesy usuwania dokumentów lub wiadomości e-mail.
  • Nie wprowadzać przedstawicieli organu w błąd, przekazywać im fałszywych ani niepełnych informacji ani ostrzegać innych stron — w tym innych spółek Grupy lub konkurentów — o tym, że prowadzone jest postępowanie.
  • Nie odpowiadać na pytania merytoryczne bez obecności doradcy prawnego. Pracownicy mogą uprzejmie odmówić komentarza do czasu uzyskania porady.
  • Prowadzić na bieżąco zapis tego, co zostało przeszukane, skopiowane lub zabrane, oraz poprosić o kopie wszelkich zabranych dokumentów.

Utrudnianie postępowania, niszczenie dowodów lub ostrzeganie osób trzecich same w sobie stanowią przestępstwa w wielu jurysdykcjach i mogą skutkować odpowiedzialnością osobistą, w tym karami pieniężnymi i pozbawieniem wolności, niezależnie od ewentualnego podstawowego naruszenia prawa ochrony konkurencji.

 

Kontrole eksportu 

Kontrole eksportu i systemy sankcji — w tym stosowane przez Wielką Brytanię (Department for Business and Trade, OFSI), Stany Zjednoczone (BIS, OFAC) oraz Unię Europejską — umożliwiają państwom kontrolowanie przemieszczania towarów, oprogramowania, technologii i usług przez granice państwowe oraz zakazywanie transakcji z wyznaczonymi państwami, podmiotami i osobami. Kontrole te mają zastosowanie do fizycznych wysyłek, transferów elektronicznych oraz udostępniania informacji technicznych obcokrajowcom, w tym również na terytorium Wielkiej Brytanii. Wiele produktów Grupy może zostać sklasyfikowanych jako produkty „podwójnego zastosowania”, co oznacza, że mogą mieć zarówno zastosowanie cywilne, jak i wojskowe, a przed ich wysyłką lub udostępnieniem może być wymagane zezwolenie eksportowe.

Kary za naruszenie przepisów dotyczących kontroli eksportu lub sankcji są surowe i obejmują postępowanie karne, kary pieniężne oraz karę pozbawienia wolności wobec osób fizycznych, a ponadto zajęcie produktów, utratę uprawnień eksportowych i znaczną szkodę dla reputacji. Odpowiedzialność może dotyczyć zarówno produktu, jak i samej sprzedaży: jeżeli Grupa sprzeda produkt osobie trzeciej, która następnie dokona jego reeksportu na terytorium objęte ograniczeniami lub do użytkownika końcowego objętego ograniczeniami, Grupa nadal może zostać pociągnięta do odpowiedzialności. Grupa nie będzie prowadzić handlu, bezpośrednio ani pośrednio, z państwami, podmiotami ani osobami objętymi sankcjami. Dlatego kluczowe znaczenie ma to, abyśmy wiedzieli, dokąd trafiają nasze produkty, kto jest ich ostatecznym użytkownikiem końcowym i jakie będzie ich końcowe zastosowanie, a także abyśmy zachowywali czujność wobec potencjalnych naruszeń. Każda jednostka biznesowa powinna:

  • klasyfikować swoje produkty według właściwych wykazów kontroli eksportu oraz identyfikować te, które są szczególnie wrażliwe lub mogą mieć podwójne zastosowanie;
  • identyfikować państwa, wobec których obowiązują zakazy eksportu, ograniczenia lub wymogi uzyskania zezwolenia;
  • sprawdzać wszystkich klientów, agentów, dystrybutorów i innych kontrahentów pod kątem list sankcyjnych Wielkiej Brytanii, Unii Europejskiej i Stanów Zjednoczonych przed rozpoczęciem nowej współpracy oraz następnie w odpowiednich odstępach czasu; oraz
  • przekazywać wszelkie „sygnały ostrzegawcze” dyrektorowi ds. zgodności przed podjęciem dalszych działań — na przykład niechęć do przekazania informacji o użytkowniku końcowym, nietypową trasę dostawy lub nietypowe ustalenia dotyczące wysyłki, płatność z państwa trzeciego, prośby o oznaczenie lub opisanie towarów w sposób wprowadzający w błąd albo końcowe zastosowania związane z zastosowaniami wojskowymi, jądrowymi, chemicznymi, biologicznymi lub rakietowymi. 

Grupa korzysta z elektronicznych narzędzi do weryfikacji wspierających badanie due diligence kontrahentów, w tym z narzędzia World-Check, którego należy używać przy każdym rozpoczynaniu nowej współpracy oraz następnie w odpowiednich odstępach czasu. Wynik weryfikacji bez zastrzeżeń sam w sobie nie upoważnia do przeprowadzenia transakcji, jeżeli występują inne sygnały ostrzegawcze. 

Pracownicy objęci Kodeksem — w szczególności pracownicy działów sprzedaży, inżynierii, logistyki i finansów — otrzymają odpowiednie szkolenie z zakresu kontroli eksportu i sankcji, a dokumentacja dotycząca klasyfikacji, zezwoleń, weryfikacji i wysyłek będzie przechowywana przez okresy wymagane obowiązującym prawem, zazwyczaj od pięciu do dziesięciu lat. W sprawie wszelkich wątpliwości dotyczących kontroli eksportu lub sankcji można zwrócić się o wskazówki do dyrektora ds. zgodności pod adresem [email protected]. 

 

Kontrole importu 

Kontrole importu umożliwiają państwom regulowanie przepływu towarów i usług wprowadzanych na ich terytorium i działają w sposób podobny do kontroli eksportu. Podmioty Grupy często występują jako importerzy w zgłoszeniach celnych i ponoszą odpowiedzialność prawną za prawidłowość deklaracji celnych — w tym za właściwą klasyfikację taryfową, zadeklarowaną wartość celną oraz kraj pochodzenia importowanych produktów — nawet jeżeli zgłoszenia w imieniu Grupy dokonuje agent celny lub spedytor. 

Szczególną ostrożność należy zachować w odniesieniu do: (a) klasyfikacji taryfowej, ponieważ nieprawidłowa klasyfikacja może prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia należności celnych oraz do nałożenia kar; (b) ustalania wartości celnej, zwłaszcza w przypadku wysyłek wewnątrzgrupowych między podmiotami Grupy, gdzie deklarowane wartości muszą odzwierciedlać cenę faktycznie zapłaconą lub należną i być zgodne z politykami Grupy w zakresie cen transferowych; oraz (c) preferencyjnego pochodzenia deklarowanego na podstawie umów o wolnym handlu, takich jak umowa o handlu i współpracy między Wielką Brytanią a Unią Europejską lub USMCA, które przed zastosowaniem musi być poparte odpowiednimi dowodami i oświadczeniami dostawców. W zależności od pochodzenia określonych produktów mogą mieć również zastosowanie cła antydumpingowe, wyrównawcze i ochronne.

Kontrole importu obejmują także zakazy i ograniczenia dotyczące towarów pochodzących z terytoriów objętych sankcjami lub wyprodukowanych w warunkach objętych sankcjami. Grupa nie będzie importować towarów z naruszeniem obowiązujących sankcji ani importować lub świadomie obsługiwać towarów wyprodukowanych w całości lub częściowo z wykorzystaniem pracy przymusowej, pracy więźniów lub pracy dzieci. Podmioty Grupy muszą stosować odpowiednie badanie due diligence łańcucha dostaw w celu identyfikacji tych ryzyk, zgodnie z Polityką zakupów Grupy, Kodeksem postępowania w łańcuchu dostaw oraz Polityką dotyczącą współczesnego niewolnictwa.

Dokumentacja celna — w tym decyzje dotyczące klasyfikacji, dowody wartości celnej, dokumentacja pochodzenia, instrukcje dla agentów celnych oraz akta wysyłek — musi być przechowywana przez okresy wymagane obowiązującym prawem, zazwyczaj od czterech do siedmiu lat. Wskazówki dotyczące ceł importowych, klasyfikacji i ustalania wartości celnej można uzyskać od osoby pełniącej w Grupie funkcję Head of Tax and Treasury. Pytania dotyczące sankcji, pracy przymusowej lub innych kwestii związanych ze zgodnością należy kierować do dyrektora ds. zgodności pod adresem [email protected].

 

Przebieg działań handlowych 

 

Księgi i rejestry

Grupa wymaga prowadzenia kompletnej, dokładnej i terminowej dokumentacji wszystkich transakcji. Żaden pracownik Grupy ani partner biznesowy nie może dokonywać w księgach, rejestrach ani sprawozdaniach finansowych Grupy żadnych fałszywych, wprowadzających w błąd ani fikcyjnych zapisów, prowadzić nieujawnionego lub nieujętego w ewidencji rachunku, funduszu ani składnika aktywów, ani przetwarzać żadnej płatności bez właściwego upoważnienia i dokumentacji potwierdzającej. Obowiązek ten dotyczy dokumentacji finansowej, dokumentów składanych organom regulacyjnym, rozliczeń wydatków, ewidencji czasu pracy, danych dotyczących jakości i testów oraz wszelkiej innej dokumentacji sporządzanej w toku działalności Grupy, niezależnie od tego, czy ma ona formę papierową, elektroniczną czy inną.

Wszyscy pracownicy Grupy i partnerzy biznesowi muszą w pełni i uczciwie współpracować z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz nie mogą podejmować prób wprowadzania w błąd, utrudniania pracy ani wywierania niewłaściwego wpływu na audytorów, audyt, dochodzenie, kontrolę regulacyjną ani organ regulacyjny. W szczególności żadna osoba nie może podejmować działań mających na celu oszukańcze wywarcie wpływu na audytora wewnętrznego lub zewnętrznego, zmuszanie go, manipulowanie nim lub wprowadzanie go w błąd, ani w inny sposób dążyć do naruszenia niezależności, obiektywizmu lub osądu audytorów bądź przebiegu lub wniosków z audytu albo przeglądu — czy to poprzez oferowanie niedozwolonej zachęty, wywieranie presji, zatajanie informacji, czy przekazywanie fałszywych lub niepełnych informacji. Nieprawidłowe księgi i rejestry mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej i cywilnej, a także stanowić oszustwo lub nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z prawem lokalnym.

Megger zobowiązuje się do utrzymywania skutecznych mechanizmów kontroli wewnętrznej, rzetelnej dokumentacji finansowej oraz solidnych procesów ładu organizacyjnego w celu wspierania integralności, wiarygodności i przejrzystości sprawozdawczości finansowej oraz działalności biznesowej.

Wszystkie publiczne oświadczenia, dokumenty składane organom regulacyjnym oraz inne informacje ujawniane na zewnątrz przez Grupę lub w jej imieniu muszą być dokładne, kompletne, rzetelne i niewprowadzające w błąd oraz mogą być przekazywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione. Pracownicy objęci Kodeksem i partnerzy biznesowi nie mogą świadomie przekazywać fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji w takich oświadczeniach, dokumentach lub ujawnieniach ani pomijać w nich istotnych informacji, a także muszą współpracować w celu zapewnienia, aby Grupa wypełniała obowiązki informacyjne wynikające z obowiązującego prawa i regulacji.

Wszelkie obawy dotyczące rzetelności rejestrów Grupy albo wszelkie prośby o dokonanie lub ukrycie wpisu, który może być nieprawidłowy, należy niezwłocznie zgłosić dyrektorowi finansowemu lub dyrektorowi ds. zgodności albo zgodnie z Polityką zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”) Grupy.

 

Bezpieczeństwo, zgodność i oznakowanie produktów

Produkty Grupy są projektowane, wytwarzane i testowane w sposób zapewniający zgodność z normami bezpieczeństwa, parametrów użytkowych i ochrony środowiska oraz wymogami prawnymi obowiązującymi na każdym rynku, na którym są sprzedawane. Ocena zgodności będzie przeprowadzana, a potwierdzająca ją dokumentacja techniczna przechowywana zgodnie z wymogami poszczególnych systemów regulacyjnych.

Wszelkie oznakowanie produktów, w tym oznaczenia bezpieczeństwa i jakości, kraj pochodzenia, specyfikacje parametrów użytkowych oraz wszelka towarzysząca dokumentacja, musi być prawidłowe, poparte odpowiednimi dowodami i niewprowadzające w błąd. Grupa nie będzie sprzedawać ani wprowadzać do obrotu produktów na terytorium, na którym nie spełniają one obowiązkowych wymogów, ani zmieniać ich oznakowania, opakowania lub konfiguracji w celu obejścia tych wymogów. Deklaracje dotyczące parametrów użytkowych zawarte w materiałach marketingowych, kartach katalogowych i świadectwach wzorcowania muszą być możliwe do udokumentowania.

Jeżeli produkt Grupy okaże się niezgodny z wymogami lub niebezpieczny albo będzie można zasadnie podejrzewać taką niezgodność lub zagrożenie, właściwa jednostka biznesowa musi niezwłocznie powiadomić dyrektora ds. zgodności oraz zespół ds. jakości w danej lokalizacji, a Grupa podejmie odpowiednie działania naprawcze — w tym, jeżeli będzie to wymagane, powiadomi właściwy organ regulacyjny oraz przeprowadzi odzyskanie lub wycofanie z obrotu produktów, których dotyczy problem. 

 

D:  Prowadzenie działalności we właściwy sposób 

Za sukces Grupy odpowiadają jej pracownicy oraz wszyscy partnerzy zewnętrzni. Umowy, porozumienia oraz inne ustalenia podejmowane z osobami trzecimi powinny być transparentne, sprawiedliwe oraz proporcjonalne do świadczonych usług. 

 

Kontrakty firmowe 

Megger dąży do prowadzenia działalności zakupowej w sposób uczciwy, obiektywny i przejrzysty. Decyzje dotyczące wyboru dostawców są oparte na uzasadnionych względach biznesowych, takich jak jakość, poziom usług, koszty, zrównoważony rozwój, zgodność, ryzyko oraz wartość długoterminowa.

Grupa dysponuje zestawem praktyk i procedur, które uwzględniają również zbiór procedur należytej staranności, z których korzystać mogą jednostki biznesowe w celu potwierdzenia, że osoba trzecia cieszy się dobrą opinią oraz posiada odpowiednie umiejętności oraz kwalifikacje.  Współpracujemy również tylko z partnerami handlowymi o ustalonej reputacji, ponieważ ją odpowiednio zweryfikowaliśmy.   

 

Płatności na rzecz partnerów biznesowych 

Wszystkie płatności dokonywane na rzecz partnerów biznesowych muszą być adekwatne do świadczonych przez nich usług oraz bieżących cen rynkowych. 

Dotyczy to w szczególności: 

  • prac doradczych, definiowanych jako usługi doradcze kupowane od podmiotów zewnętrznych jako wsparcie dla Grupy w realizowaniu jej interesów,  w tym zleceń związanych z zabezpieczaniem zamówień lub kontraktów;
  • płatności, definiowanych jako opłaty za usługi realizowane na rzecz interesu Grupy i/lub w celu potencjalnego zabezpieczania interesów firm należących do Grupy, których regulowanie musi leżeć w interesie Grupy i musi być współmierne do danych okoliczności. 

Wszystkich płatności należy dokonywać zgodnie z formalnymi wymogami wynikającymi z zawartej na piśmie umowy posiadającej moc prawną, która precyzuje, jakie usługi mają zostać wykonane oraz ich jakość niezbędną do tego, by można było dokonać płatności. 

 

E:  Ochrona Grupy 

Istnienie Grupy zależy od fizycznej ochrony jej własności, fabryk oraz sprzętu, a także jej własności intelektualnej.  Tym samym wymianę informacji należy realizować w sposób odpowiedzialny, ze świadomością wymogów związanych z poufnością, jak również odpowiednio ją dokumentować. 

 

Komunikacja zewnętrzna 

Zapytania medialne dotyczące wszelkich jednostek biznesowych powinny być kierowane do kierownika wyższego szczebla.  Nie należy udzielać mediom żadnych komentarzy dotyczących spraw Grupy, a wszystkie zapytania należy kierować do dyrektora generalnego Grupy, Bodo Zeuga. 

 

Zarządzanie dokumentacją 

Cała dokumentacja firmy musi być prowadzona z zachowaniem wysokich standardów i przygotowana na kontrole wewnętrzne prowadzone przez wybranych pracowników lub kontrole zewnętrzne prowadzone przez inspektorów oraz audytorów. Kopie wszelkiej korespondencji dotyczącej istotnych umów należy przechowywać przez okres zgodny z lokalnym prawem oraz lokalnymi harmonogramami przechowywania dokumentacji.

 

Własność firmy 

Z własnością firmy należy obchodzić się ostrożnie, w sposób umożliwiający zapobieganie jej utracie, kradzieży lub zniszczeniu, a także wykorzystywać ją wyłącznie w celach służbowych.  Pracownicy powinni pilnować, by własność firmy była: 

  • traktowana z należytą troską i szacunkiem;
  • regularnie sprawdzana (w odpowiednich przypadkach), a ewentualne zniszczenia / zastrzeżenia związane z bezpieczeństwem lub działaniem natychmiast zgłaszane do lokalnego bezpośredniego przełożonego;
  • nieużywana w przypadku jakichkolwiek podstaw, by sądzić, że jej wykorzystywanie nie jest bezpieczne. 

Pracownicy nie powinni używać żadnej własności firmy wykorzystującej technologię, do obsługi której nie zostali odpowiednio przeszkoleni i/lub nie posiadają odpowiednich kwalifikacji.

Dozwolone jest wykorzystywanie własności firmy na prywatny użytek w granicach określonych przez kadrę wyższego szczebla. 

 

Wykorzystywanie informacji poufnych i nadużycia na rynku

W toku pracy pracownicy objęci Kodeksem mogą wejść w posiadanie informacji dotyczących Grupy, jej klientów, dostawców, partnerów joint venture lub innych kontrahentów, które nie są powszechnie dostępne i które, w przypadku ich upublicznienia, mogłyby mieć istotny wpływ na cenę akcji, obligacji lub innych instrumentów finansowych. Przykłady obejmują nieopublikowane wyniki finansowe, planowane przejęcia, zbycia lub istotne umowy, znaczące incydenty operacyjne, planowane wprowadzenie produktów na rynek lub wycofanie produktów, a także informacje poufne otrzymane od notowanego na giełdzie klienta lub dostawcy na podstawie umowy o zachowaniu poufności.

Takie informacje określa się jako informacje poufne. W Wielkiej Brytanii — na podstawie ustawy Criminal Justice Act 1993 oraz brytyjskiego rozporządzenia w sprawie nadużyć na rynku — a także w większości innych jurysdykcji, w których Grupa prowadzi działalność, przestępstwem jest:

  • dokonywanie lub próba dokonania transakcji na instrumentach finansowych na podstawie informacji poufnych;
  • rekomendowanie innej osobie dokonania takiej transakcji na podstawie informacji poufnych lub nakłanianie jej do tego; lub
  • ujawnienie informacji poufnych innej osobie w sposób wykraczający poza należyte wykonywanie obowiązków służbowych („tipping off”).

Zakazy te mają zastosowanie niezależnie od tego, czy informacje poufne dotyczą samej Grupy czy osoby trzeciej, oraz niezależnie od tego, czy osiągnięto jakikolwiek zysk. Obejmują one transakcje dokonywane osobiście przez pracowników objętych Kodeksem, a także transakcje dokonywane przez członków ich rodzin, osoby z nimi powiązane lub jakiekolwiek inne osoby działające na podstawie przekazanych im informacji.

Nadużycia na rynku obejmują również manipulowanie cenami poprzez fałszywe lub wprowadzające w błąd transakcje, sygnały lub informacje. Pracownicy objęci Kodeksem nie mogą dopuszczać się takich działań, pomagać w nich ani zaniechać ich zgłoszenia.

Każdy pracownik objęty Kodeksem, który uważa, że posiada informacje poufne, ma obowiązek:

  • powstrzymać się od dokonywania transakcji na odpowiednich instrumentach finansowych oraz od doradzania komukolwiek lub zachęcania kogokolwiek do dokonywania takich transakcji do czasu upublicznienia tych informacji albo utraty przez nie charakteru cenotwórczego;
  • zachować informacje w ścisłej poufności i ujawniać je wyłącznie osobom, które potrzebują ich do należytego wykonywania swoich obowiązków; oraz
  • w razie wątpliwości skonsultować się z dyrektorem ds. zgodności.

Naruszenie tych zasad może stanowić przestępstwo skutkujące odpowiedzialnością osobistą, w tym karami pieniężnymi i karą pozbawienia wolności, a także będzie traktowane jako poważna sprawa dyscyplinarna, która może skutkować zwolnieniem.

 

Własność intelektualna 

Prawa własności intelektualnej dotyczą praw autorskich, znaków towarowych, patentów, wzorów przemysłowych oraz tajemnic handlowych, zarówno w formie elektronicznej, jak i pisanej.  Zachowywanie bezpieczeństwa oraz poufności własności intelektualnej Grupy ma kluczowe znaczenie. 

Jeśli w jakimkolwiek momencie w czasie pełnienia obowiązków pracownik stworzy lub odkryje własność intelektualną, powinien natychmiast poinformować o tym kierownika wyższego szczebla, aby możliwe było zapewnienie jej koniecznej ochrony. 

Prawa własności intelektualnej stron trzecich powinny być respektowane w ramach wszystkich prowadzonych w skali globalnej działań, a ich nieprawidłowe wykorzystywanie jest zabronione.   

 

F:  Środowisko i prawa człowieka

Grupa Megger zobowiązuje się do przestrzegania najwyższych standardów jakości w zakresie wszystkich swoich produktów i usług, a także bezpieczeństwa i ochrony swoich pracowników.  Zobowiązuje się również do równego i sprawiedliwego traktowania całego swojego personelu, w tym wzajemnego szacunku oraz ochrony środowiska pracy. 

 

Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) 

Grupa zobowiązuje się do wprowadzenia i utrzymywania najwyższych standardów bezpieczeństwa pracowników oraz, w odpowiednich okolicznościach, swoich partnerów biznesowych, partnerów handlowych oraz osób postronnych. Grupa stawia sobie za cel unikanie wypadków, niewyrządzanie nikomu szkody oraz troskę o środowisko i nasz ślad węglowy. 

W każdej jednostce biznesowej wprowadzony musi być program dotyczący zdrowia i bezpieczeństwa spełniający (co najmniej) lokalnie obowiązujące wymogi. 

Grupa zobowiązuje się do chronienia środowiska poprzez wykorzystywanie odnawialnych źródeł energii zawsze, gdy będzie to możliwe, oraz rozwijanie procesów i procedur produkcyjnych, które pozwalają na zredukowanie negatywnego wpływu na środowisko do minimum. 

Grupa wciąż poszukuje nowych możliwości w tym zakresie i wprowadza praktyki, które przekładają się na bezpieczniejsze oraz czystsze środowisko. We wszystkich planach oraz procesach decyzyjnych uwzględniać należy kwestie związane ze środowiskiem.  Do obowiązków każdej jednostki biznesowej należy wprowadzenie procedur pozwalających na zredukowanie ilości odpadów oraz emisji, a także branie pod uwagę lokalnych problemów związanych ze środowiskiem, charakterystycznych dla regionów, w których działają.   

 

Prawa człowieka 

Grupa zobowiązuje się do poszanowania praw człowieka uznanych na arenie międzynarodowej w całej swojej działalności i w łańcuchu dostaw oraz do prowadzenia działalności w sposób etyczny i uczciwy.  Zobowiązanie to dotyczy wszystkich pracowników, każdej jednostki biznesowej oraz wszystkich partnerów biznesowych. 

Oczekujemy, że wszystkie osoby pracujące dla Grupy lub z Grupą będą traktować współpracowników, pracowników w naszym łańcuchu dostaw oraz innych interesariuszy z godnością i szacunkiem, a także przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących praw pracowniczych i warunków pracy.  Megger zobowiązuje się do identyfikowania, oceniania, zapobiegania i ograniczania rzeczywistych oraz potencjalnych ryzyk dotyczących praw człowieka w swojej działalności, relacjach biznesowych i łańcuchu dostaw w ramach procesu due diligence opartego na ocenie ryzyka. W szczególności Grupa nie będzie tolerować współczesnego niewolnictwa, pracy przymusowej, obowiązkowej, pracy więźniów ani pracy dzieci, handlu ludźmi, bezprawnej dyskryminacji, molestowania, nękania lub wiktymizacji, ani jakiegokolwiek naruszenia prawnie chronionego prawa do wolności pokojowych zgromadzeń, zrzeszania się i reprezentacji zbiorowej.  Grupa zobowiązuje się również do zapewniania bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy oraz do uznawania znaczenia dobrostanu psychicznego i fizycznego. 

Zasady te są realizowane w praktyce poprzez szczegółowe postanowienia określone poniżej oraz w innych częściach niniejszego Kodeksu, Politykę Grupy dotyczącą pracy i praw człowieka, Kodeks postępowania w łańcuchu dostaw oraz przyjęte w Grupie rozwiązania dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i równych szans.  Wszelkie obawy dotyczące możliwego wpływu na prawa człowieka lub prawa pracownicze związane z Grupą lub jej łańcuchem dostaw należy zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu, dyrektorowi ds. zgodności pod adresem [email protected] albo zgodnie z Polityką zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”) Grupy. 

 

Ustawa o współczesnym niewolnictwie z 2015 r. (Modern Slavery Act 2015) 

Grupa Megger zobowiązuje się do prowadzenia działań zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie ochrony środowiska, polityki społecznej oraz bezpieczeństwa na każdym etapie łańcucha dostaw.  Grupa Megger wymaga tym samym od wszystkich zaangażowanych we współpracę dostawców przestrzegania tych samych wysokich standardów, zauważając, że powinni oni działać zgodnie z zasadami, przepisami prawa oraz normami obowiązującymi w ich krajach. 

Kodeks postępowania w łańcuchu dostaw, z którego korzysta Grupa Megger, został opracowany tak, by wyszczególniał oczekiwania względem wszystkich dostawców.  Jest to wymagane przez nas minimum w zakresie stosowanych praktyk, uwzględniające procesy należytej staranności w związku z przestrzeganiem Ustawy o współczesnym niewolnictwie z 2015 r., wprowadzające skuteczne systemy i kontrole umożliwiające zapobieganie zjawisku współczesnego niewolnictwa oraz jego wykrywanie.  Wszyscy dostawcy muszą być w stanie wykazać, że stosowane przez nich procedury są zgodne z ową ustawą, gdy otrzymają takie żądanie oraz podczas audytów, które są regularnie przeprowadzane w krajach wysokiego ryzyka.

Grupa Megger na bieżąco kontroluje swoje łańcuchy dostaw oraz przeprowadzane operacje, aby sprawdzać zgodność ze swoją polityką, zapewniając, że została skutecznie zaimplementowana. 

Więcej szczegółów dotyczących polityki Grupy można znaleźć pod adresem: 

https://uk.megger.com/company/about-us/legal/modern-slavery-act

 

Minerały konfliktowe

Grupa uznaje, że wydobycie i handel niektórymi minerałami — w szczególności cyną, tantalem, wolframem i złotem, łącznie określanymi jako „3TG” lub „minerały konfliktowe” — pochodzącymi z Demokratycznej Republiki Konga i państw sąsiadujących mogą potencjalnie finansować konflikty zbrojne, wojny domowe oraz poważne naruszenia praw człowieka. Megger nie pozyskuje bezpośrednio 3TG z tych regionów, a żadne produkty wytwarzane we własnych zakładach produkcyjnych Megger nie zawierają takich materiałów.

Kodeks postępowania dla dostawców Grupy szczegółowo odnosi się do odpowiedzialnego pozyskiwania minerałów konfliktowych i ma zastosowanie do wszystkich dostawców zaopatrujących Grupę. Dostawcy są zobowiązani posiadać polityki i procedury, które w rozsądnym zakresie zapewniają, że materiały wykorzystywane w ich procesach produkcyjnych nie finansują bezpośrednio ani pośrednio grup zbrojnych, terroryzmu ani żadnej strony odpowiedzialnej za poważne naruszenia praw człowieka, a także do dochowywania odpowiedniej należytej staranności wobec własnych łańcuchów dostaw na wcześniejszych etapach.

Na żądanie dostawcy muszą udostępnić do kontroli swój łańcuch dostaw materiałów objętych zakresem niniejszej sekcji oraz współpracować przy wszelkich zapytaniach, audytach lub ankietach dostawców prowadzonych przez Grupę w odniesieniu do pochodzenia 3TG. Obawy dotyczące minerałów konfliktowych w łańcuchu dostaw należy zgłaszać dyrektorowi ds. zgodności pod adresem [email protected] albo zgodnie z Polityką zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”) Grupy.

 

Polityka szans

Grupa zobowiązuje się do budowania zespołu, w którym każdy pracownik objęty Kodeksem jest traktowany z godnością i szacunkiem oraz może w pełni przyczyniać się do sukcesu Grupy. Dążymy do zapewnienia, aby żadna osoba ubiegająca się o pracę ani żaden pracownik nie byli traktowani mniej korzystnie ze względu na rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, wiek, działalność związkową, płeć, stan cywilny lub status związku partnerskiego, ciążę lub macierzyństwo, tożsamość lub ekspresję płciową, zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy lub na czas określony, orientację seksualną, religię lub przekonania bądź niepełnosprawność. 

Przestrzegamy przepisów dotyczących równych szans i przeciwdziałania dyskryminacji w każdej jurysdykcji, w której prowadzimy działalność, stosując wyższy standard w sytuacji, gdy prawo lokalne przewiduje standard niższy niż niniejszy Kodeks.

 

Inkluzywność

Równe szanse to punkt wyjścia, a nie cel końcowy. Grupa zobowiązuje się do wspierania inkluzywnego środowiska pracy, w którym różnice są cenione, a każdy pracownik objęty Kodeksem może zabierać głos, być wysłuchany i rozwijać się na podstawie swoich zasług. Decyzje dotyczące rekrutacji, selekcji, szkoleń, rozwoju, awansu, zarządzania wynikami, wynagradzania i zakończenia zatrudnienia muszą być podejmowane na podstawie obiektywnych kryteriów związanych z pracą i wolne od uprzedzeń. Menedżerowie odpowiadają za nadawanie swoim zespołom inkluzywnego tonu oraz za reagowanie na zachowania wykluczające, niezależnie od tego, czy spełniają one próg molestowania.

 

Racjonalne usprawnienia

Grupa będzie wprowadzać racjonalne usprawnienia w zakresie organizacji pracy, środowiska pracy i procesów rekrutacyjnych, aby umożliwić osobom ubiegającym się o pracę i pracownikom z niepełnosprawnościami, długotrwałymi problemami zdrowotnymi, neuroatypowością lub innymi cechami chronionymi ubieganie się o stanowiska, wykonywanie pracy i korzystanie z możliwości rozwoju na równych zasadach. Usprawnienia mogą obejmować zmiany godzin lub trybu pracy, sprzętu, oprogramowania, fizycznej przestrzeni pracy, formatów komunikacji lub metod oceny. Wniosek o usprawnienie zostanie rozpatrzony konstruktywnie i poufnie, w porozumieniu z pracownikiem lub osobą ubiegającą się o pracę. Grupa wprowadzi usprawnienie, chyba że stanowiłoby to dla niej nieproporcjonalne obciążenie. To samo podejście ma zastosowanie do usprawnień związanych z praktykami religijnymi, ciążą i macierzyństwem oraz obowiązkami opiekuńczymi, o ile jest to zgodne z wymogami operacyjnymi i prawem lokalnym.

 

Równość wynagrodzeń

Grupa zobowiązuje się do sprawiedliwego wynagradzania pracowników objętych Kodeksem za wykonywaną przez nich pracę. Decyzje dotyczące wynagrodzenia, premii i świadczeń muszą opierać się na stanowisku, umiejętnościach, doświadczeniu i wynikach danej osoby oraz na właściwych danych rynkowych — a nie na jakiejkolwiek cesze chronionej. Grupa będzie przestrzegać wszystkich obowiązujących wymogów dotyczących raportowania różnic w wynagrodzeniach ze względu na płeć, pochodzenie etniczne i niepełnosprawność oraz będzie badać i eliminować wszelkie zidentyfikowane nieuzasadnione nierówności.

 

Mobbing

Pracownicy Grupy pochodzą z wielu krajów, grup społecznych i kultur.  Grupa ceni sobie różnorodność swoich pracowników i szanuje ich prawo do pracy w środowisku charakteryzującym się wzajemnym szacunkiem, wolnym od mobbingu i zapewniającym równe szanse. 

Megger zobowiązuje się do zapewniania bezpiecznego, opartego na szacunku i inkluzywnego środowiska pracy. Nie będą tolerowane żadne formy przemocy, gróźb, zastraszania, przymusu ani agresywnego zachowania wobec pracowników, wykonawców, klientów, gości lub innych interesariuszy.

Mobbing może przybierać różne formy, w tym: 

  • oszczerstwa, obelgi, obrażanie i kpiny;
  • obraźliwe lub obsceniczne komentarze, żarty, gesty;
  • dokuczanie, publiczne krytykowanie, niedocenianie wysiłków;
  • niechciany kontakt fizyczny, napaści lub groźby oraz zastraszanie. 

Mobbing w jakiejkolwiek formie, w szczególności molestowania seksualnego, tworzy wrogie oraz toksyczne środowisko pracy i nie będzie tolerowany. 

 

Narkotyki i alkohol 

Grupa zobowiązuje się do zapewnienia wszystkim swoim pracownikom oraz partnerom biznesowym i handlowym (jeśli dotyczy) bezpiecznego środowiska pracy. Spożywanie alkoholu (z wyjątkiem sytuacji, w których wyraźnej zgody na to udzielił kierownik wyższego szczebla, lecz wtedy również tylko w umiarkowanych ilościach) lub stosowanie narkotyków na terenie nieruchomości należących do Grupy jest niezgodne z wytycznymi dotyczącymi bezpiecznego środowiska pracy oraz koliduje z jakością pracy oraz obowiązkami i jako takie jest zabronione. Pracownicy muszą również uważać, aby nie narazić Grupy na utratę swojej reputacji, przebywając w obrębie nieruchomości należących do osób trzecich, a jeśli tak się stanie, podjęte zostaną wobec nich działania dyscyplinarne.

 

G:  Pracownicy i procedury HR

 

Procedura dyscyplinarna

Naruszenie niniejszego Kodeksu może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych, aż do rozwiązania stosunku pracy ze skutkiem natychmiastowym włącznie, a jeżeli dane zachowanie wiąże się z popełnieniem przestępstwa, może również zostać zgłoszone właściwym organom. W poważnych przypadkach zachowanie naruszające niniejszy Kodeks będzie traktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Grupa będzie rozpatrywać podejrzenia naruszeń zgodnie z właściwą lokalną procedurą dyscyplinarną, która w każdym przypadku będzie przewidywać: rzetelne i terminowe postępowanie wyjaśniające; prawo pracownika do poinformowania go o zarzutach i do udzielenia odpowiedzi przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji; prawo do obecności osoby towarzyszącej podczas formalnego wysłuchania zgodnie z prawem lokalnym i polityką Grupy; proporcjonalne sankcje; oraz prawo do odwołania. Jeżeli prawo lokalne przewiduje wyższy standard sprawiedliwości proceduralnej niż niniejszy Kodeks, zastosowanie ma wyższy standard.

 

Polityki HR

Niniejszy Kodeks obowiązuje obok pakietu polityk HR Grupy oraz lokalnych polityk HR regulujących bieżące kwestie związane z zatrudnieniem — w tym Polityki różnorodności, równości i inkluzywności, Polityki przeciwdziałania molestowaniu i nękaniu, Polityki rozpatrywania skarg pracowniczych, Polityki dyscyplinarnej, Polityki zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”), Polityki bezpieczeństwa i higieny pracy, [KK1] oraz wszelkich lokalnych podręczników pracownika — i ich nie zastępuje. Jeżeli niniejszy Kodeks i konkretna polityka HR regulują tę samą kwestię, zastosowanie mają oba dokumenty. W przypadku sprzeczności zastosowanie ma bardziej rygorystyczny standard. Pracownicy objęci Kodeksem powinni zapoznać się z politykami HR mającymi zastosowanie do ich stanowiska i lokalizacji, a ich kopie mogą uzyskać od lokalnego przedstawiciela HR lub w intranecie Grupy. 

 

H:  Ochrona danych 

 

Podmioty trzecie 

W ramach swojej działalności Grupa Megger będzie gromadzić, przechowywać oraz przetwarzać dane osobowe bieżących, dawnych oraz potencjalnych dostawców, klientów oraz innych podmiotów, z którymi prowadzi komunikację. W Grupie Megger zdajemy sobie sprawę, że prawidłowe oraz zgodne z prawem traktowanie owych danych pomaga zachować ich poufność oraz wpływa na powodzenie prowadzonych działań biznesowych. 

Wszystkie podmioty obsługujące dane muszą działać zgodnie ze standardami Grupy Megger dotyczącymi prywatności, a każda firma należąca do Grupy musi zapewnić swoim pracownikom, pracodawcom oraz kontrahentom wytyczne/powiadomienie wyjaśniające zakres i zasięg zobowiązań Grupy oraz pojedynczych osób. 

We wszystkich firmach należących do Grupy Megger należy podjąć wszelkie środki bezpieczeństwa chroniące przed niezgodnym z prawem lub nieautoryzowanym przetwarzaniem danych osobowych, a także przed przypadkową utratą lub zniszczeniem danych osobowych. 

Konieczne jest wykorzystanie procedur i technologii, które pozwolą na zapewnienie bezpieczeństwa wszystkich danych osobowych od momentu ich zebrania do momentu ich zniszczenia. Dane osobowe mogą być przekazane podmiotowi odpowiedzialnemu za ich przetwarzanie tylko wówczas, gdy wyrazi on zgodę na przestrzeganie owych procedur i polityk oraz gdy podejmie on w tym celu odpowiednie środki.  We wszystkich firmach należących do Grupy Megger należy zachowywać bezpieczeństwo danych poprzez ochronę poufności, uczciwości oraz dostępności danych, zdefiniowanych poniżej: 

  • Poufność: oznacza, że dostęp do danych mają tylko osoby uprawnione do korzystania z nich;
  • Uczciwość: oznacza, że dane osobowe powinny być prawidłowe oraz adekwatne do celu, w jakim są przetwarzane; oraz
  • Dostępność: oznacza, że uprawnione do tego osoby mogą uzyskać dostęp do danych, jeśli będą tego potrzebować w autoryzowanych celach. 

Szczegółowe informacje dotyczące polityki Grupy w zakresie RODO można znaleźć w Megger Connect albo uzyskać od działu sekretariatu korporacyjnego Grupy, który zarządza polityką ochrony danych i szkoleniami w tym zakresie. 

 

Pracownicy

Grupa musi przechowywać informacje o pracownikach w celach związanych z ich zatrudnieniem przez okres, który jest konieczny.  Grupa może również posiadać informacje o stanie zdrowia pracownika w celu weryfikowania zgodności z wymogami dotyczącymi zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy. 

Procesy te są zgodne ze stosunkiem pracy oraz ogólnymi zasadami prawnymi dotyczącymi ochrony danych.     

Grupa będzie więc: 

  • działać zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych i zapewniać, by wszyscy pracownicy byli świadomi swoich obowiązków w tym względzie;
  • umożliwiać pracownikom dostęp do ich danych, gdy tego zażądają, jeśli będzie to zgodne z lokalnie obowiązującym prawem,  niemniej określi również racjonalne granice wspomnianego dostępu, dotyczące tego, kiedy, gdzie oraz pod jakim nadzorem zostanie on zapewniony;
  • ujawniać dane osobowe stronom trzecim tylko wtedy, gdy:
    • będzie to wymagane przez prawo lub nakaz sądowy; lub
    • pracownik wyrazi na to pisemną zgodę; lub
    • jest to wymagane z uzasadnionych przyczyn biznesowych i dozwolone przez prawo. 

 

I:  Zarządzanie informacjami 

Pracownicy korzystający z Internetu, poczty e-mail lub innych usług IT zapewnianych przez Grupę Megger winni postępować w odpowiedzialny sposób, tak aby nie narażać na szwank reputacji Grupy. Powinni oni pamiętać, że wszelkie transfery informacji dokonywane za pośrednictwem tych narzędzi mogą w łatwy sposób wpaść w niepowołane ręce. Nieprzestrzeganie zasad Grupy dotyczących technologii IT może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych, a w poważniejszych przypadkach może być również uznane za rażące wykroczenie. 

 

Poufność

Działalność Grupy zależy od właściwej ochrony informacji poufnych. Informacje poufne mogą obejmować na przykład:

  • informacje finansowe, handlowe i strategiczne;
  • dokumentację korporacyjną, plany i transakcje;
  • informacje techniczne, produktowe oraz dotyczące badań i rozwoju;
  • informacje dotyczące partnerów biznesowych i partnerów handlowych;
  • dane osobowe i informacje dotyczące pracowników; oraz
  • wszelkie inne informacje, które nie są publicznie dostępne i które rozsądna osoba uznałaby za poufne. 

Pracownicy objęci Kodeksem nie mogą wykorzystywać ani ujawniać informacji poufnych, chyba że zostali do tego upoważnieni, wymaga tego prawo albo jest to niezbędne do należytego wykonywania ich obowiązków. Mają również obowiązek dochowywać odpowiedniej staranności w celu ochrony informacji poufnych należących do Grupy, jej pracowników, partnerów biznesowych i partnerów handlowych.

Klasyfikację, przechowywanie, postępowanie z informacjami Grupy oraz ich ujawnianie reguluje Polityka klasyfikacji dokumentów Grupy oraz postanowienia niniejszego Kodeksu dotyczące „Klasyfikacji dokumentów i postępowania z informacjami”. Pracownicy muszą przestrzegać tych wymogów podczas tworzenia, uzyskiwania dostępu, udostępniania, przechowywania, przesyłania lub usuwania informacji Grupy.

Obowiązki w zakresie poufności mają zastosowanie w okresie zatrudnienia i obowiązują nadal po jego zakończeniu, chyba że i do czasu gdy dane informacje zgodnie z prawem staną się publicznie dostępne. Pracownicy muszą również przestrzegać wszelkich obowiązków poufności wobec poprzednich pracodawców lub osób trzecich i nie mogą w niewłaściwy sposób wykorzystywać ani ujawniać informacji poufnych uzyskanych w ramach wcześniejszego zatrudnienia lub współpracy.

 

Bezpieczeństwo danych i cyberbezpieczeństwo

Bezpieczeństwo danych stanowi jedno ze zidentyfikowanych kluczowych ryzyk dla Grupy Megger.  Każdy pracownik ma obowiązek działać z należytą starannością i uczciwością oraz przestrzegać polityk Grupy dotyczących danych.  Obejmuje to okresowe szkolenia prowadzone pod nadzorem dyrektora ds. zgodności Grupy.

Każdą faktyczną lub podejrzewaną utratę, kradzież, nieuprawnione ujawnienie lub naruszenie bezpieczeństwa informacji Grupy należy niezwłocznie zgłosić dyrektorowi ds. zgodności Grupy. Jeżeli informacje te obejmują dane osobowe, sprawę należy również bez zwłoki zgłosić inspektorowi ochrony danych (DPO), aby Grupa mogła wywiązać się z obowiązków dotyczących zgłaszania naruszeń wynikających z obowiązującego prawa ochrony danych. Inspektor ochrony danych podejmie dalsze działania zgodnie z Polityką ochrony danych Grupy. 

Pracownicy Grupy i inni członkowie personelu nie mogą:

  • usuwać, niszczyć ani modyfikować istniejących systemów, programów, informacji lub danych, chyba że zostali do tego upoważnieni w ramach należytego wykonywania swoich obowiązków;
  • pobierać ani instalować oprogramowania ze źródeł zewnętrznych bez zgody lokalnego działu IT; pobieranie nieautoryzowanego oprogramowania może zakłócać działanie naszych systemów oraz wprowadzać do nich wirusy lub inne złośliwe oprogramowanie;  każde oprogramowanie musi posiadać odpowiednią licencję;
  • podłączać do naszych systemów jakichkolwiek urządzeń lub sprzętu, w tym telefonów komórkowych, tabletów lub nośników USB, bez zgody dyrektora ds. systemów informacyjnych Grupy.

Grupa monitoruje wszystkie wiadomości e-mail przechodzące przez nasze systemy pod kątem wirusów. Pracownicy Grupy powinni zachować szczególną ostrożność przy otwieraniu nieoczekiwanych wiadomości e-mail z nieznanych źródeł. Jeżeli wiadomość e-mail wygląda podejrzanie, nie należy na nią odpowiadać, otwierać żadnych załączników ani klikać żadnych zawartych w niej linków.

Megger uznaje cyberbezpieczeństwo za kluczowy obowiązek biznesowy i zobowiązuje się do utrzymywania odpowiednich technicznych, organizacyjnych i zarządczych mechanizmów kontrolnych w celu ochrony swoich systemów, informacji, klientów, pracowników, dostawców oraz działalności biznesowej.

 

Klasyfikacja dokumentów i postępowanie z informacjami

Grupa posiada Politykę klasyfikacji dokumentów, która ma zastosowanie do wszystkich informacji tworzonych, otrzymywanych, przechowywanych lub przesyłanych przez Grupę, niezależnie od ich formatu. Każdy pracownik jest odpowiedzialny za klasyfikowanie informacji, z którymi ma do czynienia, oraz stosowanie mechanizmów kontrolnych określonych w tej polityce.

Niezależnie od poziomu klasyfikacji pracownicy muszą przestrzegać następujących zasad minimalnych:

  • informacje Grupy mogą być przechowywane wyłącznie w systemach IT, zasobach współdzielonych i usługach chmurowych zatwierdzonych przez pion IT Grupy; zabronione jest przechowywanie ich na urządzeniach osobistych, osobistych kontach e-mail, osobistych kontach przechowywania danych w chmurze lub w niezatwierdzonych usługach udostępniania plików;
  • informacje Poufne i Ściśle poufne nie mogą być wprowadzane do żadnych zewnętrznych ani publicznych narzędzi sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego ani innych usług online, które nie zostały zatwierdzone do tego celu przez pion IT Grupy, ani przesyłane do takich narzędzi lub usług bądź w nich przetwarzane;
  • informacje Poufne i Ściśle poufne mogą być ujawniane osobom trzecim wyłącznie wtedy, gdy istnieje wyraźna potrzeba biznesowa, odbiorca jest związany pisemną umową o zachowaniu poufności lub równoważnym zawodowym obowiązkiem zachowania poufności, a ujawnienie następuje przy użyciu metody przekazywania zatwierdzonej zgodnie z Polityką klasyfikacji;
  • gdy dostęp do informacji Poufnych lub Ściśle poufnych nie jest już wymagany, informacje te muszą zostać zwrócone, zniszczone lub bezpiecznie usunięte zgodnie z Polityką klasyfikacji oraz Polityką Grupy dotyczącą przechowywania i usuwania danych.

Nieprzestrzeganie Polityki klasyfikacji może skutkować podjęciem działań dyscyplinarnych, a w poważnych przypadkach może zostać uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. 

 

E-mail

Wszystkie systemy poczty elektronicznej Grupy oraz prowadzone za ich pośrednictwem komunikacje pozostają wyłączną własnością Grupy, a tym samym, ogólnie rzecz biorąc, powinny być wykorzystywane tylko do celów służbowych. Grupa zastrzega sobie prawo do skontrolowania tych systemów w dowolnym momencie, jeśli zezwala na to lokalnie obowiązujące prawo. 

Pracownikom nie wolno wysyłać, przekazywać dalej, rozsyłać lub przetrzymywać wiadomości e-mail zawierających język znieważający, agresywny lub obraźliwy. Dozwolone jest okazjonalne wykorzystywanie systemów e-mail Grupy do celów prywatnych. Niemniej wiadomości przechowywane w tych systemach będą traktowane w ten sam sposób co wiadomości służbowe. 

Pracownicy powinni należycie respektować intelektualną własność Grupy, prowadząc wszelkie rodzaje komunikacji, a przechowywanie zastrzeżonych danych firmy na własny użytek jest zabronione.

Informacji Poufnych ani Ściśle poufnych — zgodnie z klasyfikacją dokonaną na podstawie Polityki klasyfikacji dokumentów Grupy — nie wolno wysyłać na osobiste konta e-mail, automatycznie przekazywać na adresy zewnętrzne ani przesyłać za pośrednictwem konsumenckich usług udostępniania plików lub komunikatorów. Jeżeli konieczne jest przesłanie informacji na zewnątrz, zastosowana metoda musi być zgodna z Polityką klasyfikacji. 

 

Internet

Dostęp do Internetu jest zapewniany przede wszystkim do celów służbowych.

Dopuszczamy okazjonalne korzystanie z naszych systemów w celu wysyłania prywatnych wiadomości e-mail, przeglądania internetu i wykonywania prywatnych rozmów telefonicznych, z zastrzeżeniem określonych warunków. Korzystanie do celów prywatnych jest przywilejem, a nie prawem. Nie należy korzystać z niego nadmiernie ani w niewłaściwy sposób. Możemy w dowolnym momencie cofnąć zgodę na takie korzystanie lub ograniczyć dostęp według własnego uznania.

Korzystanie do celów prywatnych musi spełniać następujące warunki:

  • musi być ograniczone do minimum i odbywać się zasadniczo poza normalnymi godzinami pracy;
  • prywatne wiadomości e-mail powinny być oznaczone jako „prywatne” w temacie wiadomości;
  • nie może wpływać na wykonywanie pracy ani zakłócać działalności firmy;
  • nie może powodować po naszej stronie żadnych dodatkowych kosztów krańcowych; oraz
  • musi być zgodne z naszymi politykami, w tym z niniejszą polityką, Polityką różnorodności, równości i inkluzywności (DEI), Polityką przeciwdziałania molestowaniu i nękaniu oraz Polityką ochrony danych.

Pracownicy powinni korzystać z Internetu w sposób odpowiedzialny i przestrzegać następujących wytycznych: 

  • używając sprzętu należącego do Grupy w celu skorzystania z Internetu, należy robić to w sposób, który nie będzie miał negatywnego wpływu na reputację Grupy lub poszczególnych osób;
  • pracownicy powinni pamiętać, że nawet jeśli jedna osoba nie uzna określonej treści za obraźliwą, inna może już postrzegać ją w ten sposób;
  • publikowanie informacji dotyczących Grupy oraz jej pracowników wymaga pozwolenia od kierownika wyższego szczebla i wymóg ten dotyczy również korzystania z serwisów społecznościowych; osoby, które będą publikować takie informacje, muszą zawsze przestrzegać zapisów Kodeksu i nie mogą podejmować czynności, które mogą działać na niekorzyść Grupy. 

Surowo zabronione jest pobieranie treści pornograficznych lub innych obraźliwych materiałów. 

Możemy według własnego uznania blokować lub ograniczać dostęp do niektórych stron internetowych.

 

Monitorowanie

Nasze systemy umożliwiają monitorowanie komunikacji telefonicznej, e-mailowej, poczty głosowej, korzystania z Internetu oraz innych form komunikacji. Ze względów biznesowych oraz w celu wykonywania obowiązków prawnych ciążących na nas jako pracodawcy korzystanie przez pracownika z naszych systemów, w tym systemów telefonicznych i komputerowych, także do celów prywatnych, może być stale monitorowane za pomocą zautomatyzowanego oprogramowania lub w inny sposób.

Grupa może odtwarzać treść wiadomości e-mail lub sprawdzać sposób korzystania z Internetu, w tym odwiedzane strony i wyszukiwane hasła, w zakresie, w jakim jest to zasadnie konieczne w interesie firmy, między innymi w następujących celach — przy czym lista ta nie jest wyczerpująca:

  • monitorowanie, czy korzystanie z systemu poczty elektronicznej lub Internetu jest zgodne z prawem i niniejszą polityką;
  • odnajdywanie zagubionych wiadomości lub odzyskiwanie wiadomości utraconych w wyniku awarii komputera;
  • pomoc w badaniu zarzucanych nieprawidłowości; oraz
  • wypełnianie obowiązków prawnych.

 

Korzystanie z mediów społecznościowych do celów prywatnych

Okazjonalne korzystanie z mediów społecznościowych do celów prywatnych w godzinach pracy jest dozwolone, pod warunkiem, że nie wiąże się z treściami nieprofesjonalnymi lub nieodpowiednimi, nie zakłóca wykonywania obowiązków pracowniczych ani produktywności oraz jest zgodne z niniejszą polityką.

Pracownicy objęci Kodeksem i partnerzy biznesowi muszą:

  • unikać publikowania w mediach społecznościowych jakichkolwiek treści, które mogłyby zaszkodzić interesom biznesowym lub reputacji Grupy, nawet pośrednio;
  • nie wykorzystywać mediów społecznościowych do:
    • zniesławiania lub dyskredytowania Grupy, jej pracowników ani jakichkolwiek osób trzecich;
    • molestowania, nękania lub bezprawnego dyskryminowania pracowników albo osób trzecich;
    • składania fałszywych lub wprowadzających w błąd oświadczeń; ani
    • podszywania się pod współpracowników lub osoby trzecie;
  • nie wyrażać opinii w imieniu Grupy za pośrednictwem mediów społecznościowych, chyba że zostali do tego wyraźnie upoważnieni przez członka wyższej kadry kierowniczej Grupy; personel Megger może być zobowiązany do odbycia szkolenia w celu uzyskania takiego upoważnienia;
  • nie komentować w mediach społecznościowych wrażliwych tematów związanych z działalnością firmy, takich jak wyniki Grupy, ani podejmować żadnych działań, które mogłyby zagrozić tajemnicom handlowym, informacjom poufnym lub własności intelektualnej Grupy; logotypy Grupy i inne znaki towarowe nie mogą być wykorzystywane w żadnych publikacjach w mediach społecznościowych ani w profilach pracowników objętych Kodeksem lub partnerów biznesowych w mediach społecznościowych.

Dane kontaktowe kontaktów biznesowych pozyskanych przez pracowników Grupy w toku zatrudnienia stanowią informacje poufne Grupy. Po rozwiązaniu stosunku pracy pracownicy Grupy muszą przekazać nam kopię wszystkich takich informacji, usunąć je ze swoich osobistych kont w serwisach społecznościowych oraz zniszczyć wszelkie dalsze kopie takich informacji, które mogą posiadać.

Treści w mediach społecznościowych, które dyskredytują Grupę lub mogą negatywnie wpływać na jej wizerunek, należy dokumentować zgodnie z Polityką zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”).

 

Odpowiedzialne korzystanie z AI

Narzędzia sztucznej inteligencji i generatywnej AI mogą wspierać naszą pracę, ale wiążą się również z ryzykiem dotyczącym poufności, dokładności, własności intelektualnej oraz osób, które polegają na rezultatach pracy Grupy.  Pracownicy objęci Kodeksem i partnerzy biznesowi muszą korzystać z narzędzi AI w sposób odpowiedzialny i wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z Kodeksem, niniejszą sekcją oraz wszelkimi wytycznymi dotyczącymi korzystania z AI wydawanymi okresowo przez Grupę.

 

Zatwierdzone narzędzia i dane

Do celów związanych z działalnością Grupy można używać wyłącznie narzędzi AI zatwierdzonych przez Grupę. Danych poufnych, zastrzeżonych ani danych osobowych nie wolno wprowadzać do żadnego narzędzia AI, które nie zostało zatwierdzone dla tej klasyfikacji danych.  Dane klientów, dane dostawców, informacje finansowe, dane pracowników, kod źródłowy, projekty oraz wszelką inną własność intelektualną Grupy należy do tych celów domyślnie traktować jako informacje Poufne, chyba że Grupa potwierdzi inaczej.

 

Dokładność, nadzór i odpowiedzialność

Narzędzia AI mogą generować wyniki, które są niedokładne, niepełne, stronnicze lub zmyślone, nawet jeśli sprawiają wrażenie wiarygodnych. Pracownicy objęci Kodeksem pozostają odpowiedzialni za dokładność wszelkich rezultatów pracy, które tworzą, podpisują, wysyłają lub na których polegają, niezależnie od tego, czy do ich przygotowania użyto AI.  Wyniki działania AI muszą zostać sprawdzone przez osobę posiadającą odpowiednie kompetencje, zanim zostaną wykorzystane przy podejmowaniu decyzji dotyczącej klientów, dostawców, pracowników, organów regulacyjnych lub opinii publicznej, i nigdy nie mogą stanowić jedynej podstawy decyzji wywołującej skutki prawne, finansowe, związane z bezpieczeństwem lub istotne skutki handlowe.

 

Własność intelektualna i prawa osób trzecich

Narzędzia AI mogą generować treści naruszające prawa autorskie, znaki towarowe lub inne prawa osób trzecich albo odtwarzające informacje poufne innej strony.  Treści wygenerowanych przez AI nie wolno przedstawiać jako w pełni oryginalnych, jeżeli byłoby to wprowadzające w błąd, a wszelkie wykorzystanie AI w materiałach przekazywanych klientom lub organom regulacyjnym musi być zgodne z obowiązującymi obowiązkami informacyjnymi oraz wszelkimi ograniczeniami umownymi dotyczącymi korzystania z AI.

 

J:  Zgłaszanie nieprawidłowości (Speak Up) 

Megger zobowiązuje się do utrzymywania najwyższych standardów uczciwości i etycznego postępowania.  Nasza Polityka zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”) zapewnia bezpieczny i poufny mechanizm umożliwiający pracownikom objętym Kodeksem i partnerom biznesowym zgłaszanie obaw dotyczących podejrzewanych nieprawidłowości, które mają wpływ na Grupę, jej interesariuszy lub interes publiczny. 

Pracownicy Grupy i partnerzy biznesowi są zachęcani do zgłaszania obaw dotyczących nieprawidłowości, w tym nieprzestrzegania niniejszego Kodeksu, zgodnie z kanałami określonymi w Polityce zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”).

Megger nie będzie tolerować żadnych działań odwetowych wobec jakiejkolwiek osoby, która w dobrej wierze zgłasza obawę, zwraca się o wskazówki, zgłasza faktyczną lub podejrzewaną nieprawidłowość albo uczestniczy w postępowaniu wyjaśniającym lub pomaga w jego prowadzeniu. Działania odwetowe obejmują zwolnienie, degradację, działania dyscyplinarne, groźby, molestowanie, wykluczenie lub jakiekolwiek inne niekorzystne traktowanie związane z takim zgłoszeniem lub udziałem w postępowaniu. Ochrona ta ma zastosowanie nawet wtedy, gdy później okaże się, że zgłoszona obawa była błędna, pod warunkiem, że została zgłoszona uczciwie. Każda osoba, która uważa, że została poddana działaniom odwetowym, powinna niezwłocznie zgłosić to dyrektorowi ds. zgodności albo za pośrednictwem kanałów przewidzianych w Polityce zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”). Działania odwetowe same w sobie stanowią naruszenie niniejszego Kodeksu i sprawę dyscyplinarną. 

Wszystkie zgłoszenia będą rozpatrywane z zachowaniem dyskrecji.  Megger zachęca do zgłaszania obaw w dobrej wierze i zobowiązuje się do zapewnienia, aby żadna osoba nie była narażona na działania odwetowe za zabranie głosu, zwrócenie się o wskazówki, zgłoszenie obaw lub udział w postępowaniu wyjaśniającym. Każda osoba zgłaszająca obawę w dobrej wierze jest chroniona przed groźbami, nękaniem, zastraszaniem oraz wszelkimi innymi formami działań odwetowych.  Działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia w ramach Speak-Up, same w sobie stanowią przewinienie dyscyplinarne i mogą również podlegać odrębnemu zgłoszeniu w ramach Speak-Up. 

Nasza Polityka zgłaszania nieprawidłowości („Speak-Up”) określa proces prowadzenia postępowań wyjaśniających dotyczących zgłoszonych spraw. Grupa zobowiązuje się do prowadzenia postępowań wyjaśniających w sposób rzetelny, obiektywny i niezależny.

 

K:  Konsultacje 

Kodeks zawiera szereg zasad, wytycznych oraz procedur, które wspierają i promują definiujące Grupę zasady przejrzystości, szczerości i otwartości. Wszyscy pracownicy oraz partnerzy biznesowi mają obowiązek zasięgnąć porady w razie jakichkolwiek wątpliwości, czy podjęte działania mogą naruszać niniejszy Kodeks. 

 

Jeśli nie masz pewności 

Sukces Grupy zależy od zachowania jej pracowników oraz partnerów biznesowych, niemniej może zdarzyć się tak, że pojedyncze osoby nie będą miały pewności co do tego, co jest słuszne. Na początku należy zadać sobie następujące pytania: 

  • Czy jest to zgodne z Kodeksem postępowania Grupy?
  • Czy takie podejście jest zgodne z prawem kraju, w którym pracuję?
  • Czy takie podejście jest bezpieczne dla mnie oraz innych pracowników?
  • Czy jest to zgodne z moimi osobistymi przekonaniami i intuicjami?
  • Co pomyśleliby interesariusze, gdyby sprawa ta została ujawniona w mediach?
  • Czy przeprowadzono konsultacje z kierownikiem wyższego szczebla? 

 

Dane kontaktowe 

Grupa Megger ma procedury, dzięki którym pracownicy, którzy są świadomi faktu naruszenia postanowień Kodeksu, mogą zgłosić swoje zastrzeżenia z zachowaniem poufności. 

Zarząd Grupy Megger nominował Jeremy’ego Simpsona na stanowisko dyrektora ds. zgodności. Dane kontaktowe: 

E-mail: [email protected] 

Niezgłoszenie lub nieudostępnienie dalszych informacji na temat nieprawidłowości będzie uznane za naruszenie postanowień Kodeksu i może spowodować wszczęcie działań dyscyplinarnych.